1/ La présidente nous fait remonter quelques observations d’habitants engagés dans la démarche « conseil citoyen ».
Ceux-ci, ne faisant pas partie du bureau et du conseil d’administration, lui font part de leurs interrogations concernant le fonctionnement du conseil citoyen et du risque de leur mise à l’écart sur des projets qu’ils auraient initialisés, on plus simplement sur un risque d’opacité de gestion de la part du bureau.
À terme, la crédibilité du conseil citoyen peut être affectée.
Après discussion, nous adoptons le principe d’un point nécessaire sur le poste adulte relais et informations générales.
Ce point prend la forme d’une réunion élargie à tous les adhérents et habitants. La date est fixée le 16 janvier 2017 à 18.30H lieu à définir.
2/Une discussion s’engage sur le mode de fonctionnement du conseil et des groupes de travail.
Sans tomber dans les travers d’un système pyramidal, la vocation du bureau et des administrateurs est de pouvoir piloter différents groupes de travail.
Tout adhérent participe au groupe de travail qui lui convient.
Ces groupes de travail travaillent ensemble de manière transversale.
Les groupes de travail sont représentés par un délégué de groupe qui fait régulièrement le point en conseil d’administration de l’état d’avancement des travaux de manière que
l’ensemble du conseil citoyen soit à même d’être correctement informé et puisse apporter sa contribution.
Par exemple le responsable d’un sujet portant sur la santé bénéficie des avis et contributions d’un autre groupe travaillant sur l’éducation.
Toutefois le bureau est supposé pouvoir prendre des initiatives de fonctionnement.
Il faut dans l’idéal que ce ne soient pas les mêmes deux ou trois personnes du conseil d’administration qui travaillent sur et pour tous les groupes.
Dans l’immédiat nous avons besoin des groupes suivants :
1. Groupe de travail Communication travaillant sur :
* Choix du logo final
* Préparation des plaquettes de présentation du conseil citoyen comprenant la rédaction des textes, la mise en forme graphique, l’impression des plaquettes
* Mise à jour du site internet en publiant le PV d’AG constitutive
* Bulletin d’adhésion à améliorer
2. Groupe de travail : Administratif
* Finalisation de l’enregistrement du conseil citoyen vers la préfecture
* Création d’une nouvelle adresse mail
* Mise en place d’une gestion des contacts sur la nouvelle boîte mail
* Mise en place d’une gestion des documents (arborescence, enregistrements à définir, plateforme de stockage des données ?)
* Récupération des contacts des différents acteurs de la ville qui peuvent assister, financer ou aider au fonctionnement du conseil citoyen (hors politique locale)
* Renseignement auprès des acteurs de la ville pour savoir si un bureau sera mis à disposition du conseil citoyen ?
* Renseignement pour savoir quand est débloquée la ligne budgétaire ?
3. Groupe de travail : Fonctionnement du conseil citoyen
* Rédaction du règlement intérieur
* Définition de la feuille de route du poste d’adulte relai
* Récupération des contacts des différents acteurs de la ville par rapport aux thématiques de la politique locale (Education, Santé, Emploi….)
* Fonctionnement des groupes de travail thématiques : Nombre de personnes limité ?, qui sont les référents ? combien ? que font-ils ? Interaction de ces groupes avec le CA à définir. Rôle des référents aves les acteurs de la politique de la ville ?
* diffusion des réflexions des groupes de travail : où sont stockés les Compte rendu d’avancement de ces réunions ? Sur une plateforme ? sur le site internet ? Comment s’organise la communication entre CA et groupe de travail ?
Comment s’organise la communication du conseil citoyen vers les acteurs locaux ?
Périodicité des réunions à définir sur les différents groupes thématiques.
Le principe de la réunion bi mensuelle du conseil d’administration est retenu, si possible dans des différents endroits géographiques du XVIIIème.
3/ Action à lancer auprès des différents responsables de la politique de la ville pour informer de notre existence officielle. L’adresse mail retenue est conseilcitoyenP18@gmail.com
4/ Discussion sur le poste adulte relais.
Le CA valide les trois objectifs définis dans la fiche de poste pour la date du 30 novembre, (date programmée par la Préfecture).
La date butoir pour les suggestions de la feuille de route est le mercredi 7 décembre.
6 personnes sont disponibles pour préparer ce document.
Patrick Gosset prépare le document « origine ». Ce document transite selon l’ordre de tour suivant : Patrick èMuriel èBruno è Jean Michel è Marie-Christine è Gertrude.
5/ Discussion sur la communication
Pour la plaquette d’information le format carte postale en +- 150 grammes est retenu. Le tirage est en quadrichromie.
Premier objectif : création de la plaquette d’information, création du feuillet d’information.
6/ Bruno Lemoine forme le groupe « règlement interieur »
Il recherche des participants !!!
